La función de establecer metas es quizá la que mejor define el concepto de gestor, director o empresario. Básicamente, establecer metas trata de responder a la pregunta "¿Dónde ir con los recursos de que se disponen?".

Carlos Vives, consultor empresarial de Vives, Sánchez and Asociados, es socio fundador de una consultora que dispone de varias oficinas en una CCAA española. Desde su fundación hace diez años, se han orientado principalmente a las PYMES. De hecho, manifiesta que su gran reto fue hacer comprender a estas empresas pequeñas y medianas la importancia de la función del consultor. En relación con el tema de este capítulo, nos dice: "Entre las PYMES es difícil encontrar compañías que tengan marcados unos objetivos o metas claros. Cuando afirman que los tienen, la mayor parte de ellas responden que la generación de beneficios o alcanzar un volumen de negocio mayor es su objetivo. Yo siempre les respondo con la misma frase: Si no sabe hacia dónde quiere ir, ¿cómo sabrá que llegó?."

Realmente, la fijación de metas es una de las bases del éxito de cualquier compañía. Y entre las PYMES, es uno de los factores más importantes de reducción de riesgos y generación de fuertes crecimientos.

Las razones de esta afirmación son varias:

- La definición de metas globales permite determinar, con claridad, las metas u objetivos de cada departamento, sección o persona de la empresa. De este modo, la suma y confluencia de las metas particulares se convierten en las metas globales de la organización. En este aspecto, son un elemento clarificador de las funciones de cada persona.

- La definición de metas permite focalizar las acciones del grupo. Es decir, ayuda a determinar qué hacer y que no hacer, eliminando los tiempos no productivos.

- La definición de metas permite tomar decisiones mejores y más rápidamente. En efecto, ante la indecisión sobre que postura o acción adoptar ante un problema, siempre se optará por la solución que más nos aproxime a nuestros objetivos. En este sentido, imprimen carácter a la dirección.

- La definición de metas permite determinar en qué lugar del camino nos encontramos. Es decir, permite señalar el camino recorrido y el que falta por recorrer.

- La determinación de metas es una de las claves de la motivación de cualquier organización. La percepción de que "hay algo que alcanzar" otorga cohesión a la organización. "En eso, los equipos empresariales no se diferencian de los equipos deportivos. Cuando hay un objetivo claro que conseguir todo el equipo se moviliza", dice Carlos Vives.

- La fijación de metas permite a las organizaciones incrementar su autoestima. Es decir, un equipo (o un individuo) que siente que trabaja por algo crece en autoestima personal.

Estas son algunas de las funciones (o importancia) de la labor de fijación de metas. Pero además, las metas han de ser coherentes. La dirección de la empresa ha de volcar en la fijación de las metas su "visión global" de la compañía y del hecho empresarial mismo. Esa "visión global", propia del liderazgo, ha de transformarse en metas-objetivos que ayuden a plasmarla en la realidad.

Ahora bien, fijar metas es tanto una ciencia como un arte. Y no es una ciencia monodisciplinar, sino claramente multidisciplinar. Fijar metas tiene que ver con las habilidades de dirección, con el arte de la comunicación, con los recursos humanos, con la economía, con las matemáticas, ... hasta con la ética, en algunos casos.

Por esta razón, la "visión global" y la fijación de las metas son propias de la dirección (del liderazgo, decíamos antes) y determinan las diferencias entre unas compañías y otras, incluso en el mismo sector.

Así mismo, determinar objetivos para la compañía tiene mucho que ver con la genialidad de su equipo directivo, ya que establecen una realidad futura para un escenario "visionado" para ese futuro.

Las metas pueden ser de muchos tipos (reducir los errores de producción a uno por un millón, incrementar la productividad por empleado un 17%, ocupar una cuota de mercado del 21%, etc.) pero siempre tienen que ver con el tiempo. De hecho objetivos y plazo temporal son un binomio inseparable que otorga realidad o no a los objetivos. Por esta razón, decimos que, aparte de su "genialidad" o no, los objetivos y metas han de ser "inteligentes". De hecho, pocas cosas hay tan contraproducentes para una organización como fijar objetivos inalcanzables. En ese caso, todos los factores beneficiosos que apuntábamos anteriormente se vuelven negativos. De ahí que insistamos en que los objetivos han de ser "inteligentes":

Hay que pensar que fijar metas tiene, entre sus propósitos, uno muy claro: alcanzarlas. Por esta razón, las metas han de tener algunas características necesarias, como las siguientes:

- Han de ser cuantificables. Es decir, han de poderse evaluar de forma muy concreta, de modo que la opinión acerca de si se han cumplido o no, no se convierta en una cuestión subjetiva. En la medida de lo posible han de cuantificarse en cifras concretas y presupuestarse.

- Han de ser concretas y poderse subdividir en objetivos parciales y departamentales. Los objetivos nunca pueden tener contenidos vagos o imprecisos. Cuanto más concretos sean mejor se comunican a la organización.

- Han de ser reales, es decir, han de poderse alcanzar en un entorno razonable. Como hemos comentado anteriormente, si los objetivos fijados son inalcanzables se convierten en una causa fundamental del desaliento y desmotivación.

- Han de ser coherentes. Todos los objetivos han de integrarse en el plan global de la empresa y orientarse en una misma dirección. Establecer metas dispares simultáneamente conduce a la pérdida de calidad de organización y reducción de efectividad.

- Han de ser determinadas en el tiempo. Es decir, deben estar acotadas a un tiempo. El binomio meta-plazo de tiempo es inamovible. La determinación en el tiempo permite estructurar el grado de aplicación de recursos y esfuerzos.

- Además de todo ello, la experiencia demuestra que cuantas menos metas se fijen para un plazo de tiempo determinado y éstas sean más sencillas y claras, la respuesta de la organización es mucho mejor y eficaz.

Estas son algunas de las características de eso que hemos denominado "el arte de fijar metas". Sin embargo, esto sólo es una parte del problema.

Además, hay que saber como utilizarlas, como aplicarlas y obtener la mayor rentabilidad de ellas. Eso lo estudiaremos en la segunda parte de esta lección.