A lo largo de esta segunda parte, sin adentrarnos en sistemas técnicos de cálculo, revisaremos algunos de los elementos necesarios para la generación de un presupuesto y las fuentes de información básicas.

"Hay una forma correcta y otra equivocada de hacer un presupuesto. La forma equivocada consiste en hacer una fotocopia del último presupuesto y presentarla como si fuera el nuevo (¡muy mal!). La manera correcta consiste en recopilar información de tantas fuentes como sea posible, verificar y revisar su exactitud y luego basarse en el criterio propio ..."

No sin cierto humor, Bob Nelson y Peter Economy realizan esta introducción al mundo de los presupuestos. Sin embargo, su apreciación es cierta. La correcta elaboración de un presupuesto sigue, de forma simplificada, el siguiente proceso.

Es una metodología desarrollada para este curso por el equipo redactor, basándonos en la experiencia práctica (y eficaz) de un grupo de 21 directivos y empresarios españoles. Es el Método de Fases Segmentadas.

1º.- Revisar las instrucciones para el presupuesto del ejercicio.

Normalmente el encargo o la obligación de desarrollar un presupuesto viene acompañado de unas instrucciones concretas o unos parámetros determinados. La primera fase consistirá, pues, en conocer las instrucciones inherentes (o los objetivos perseguidos) en relación con el presupuesto a realizar.

2º.- Identifique los objetivos, metas y estrategias asignadas a su departamento o empresa, es decir, al área a la que va a referir su presupuesto, sea ésta toda la empresa o una parte de ella.

Un presupuesto es "una cuantificación del futuro. Es una forma de medición y evaluación anticipada de lo que será una actividad futura". Por esta razón, antes de desarrollar el presupuesto, deberemos conocer los planes existentes respecto a nuestra empresa (o nuestro departamento). Los objetivos señalados para el siguiente período o ejercicio deberán tener una repercusión clara sobre los presupuestos y en la labor de presupuestación se debe incluir la incidencia de los objetivos, metas y estrategias planificados.

El hecho de elaborar un presupuesto nunca debe de ser una acción aislada, sino que, como vimos anteriormente, forma parte de un proceso en el que enlaza la fijación de objetivos en la empresa con el control de la actividad a través de los propios presupuestos.

3º.- Identifique a la personas que van a colaborar en la realización del presupuesto Siempre es deseable que la realización de un presupuesto sea un trabajo colectivo. Cuantos más puntos de vista se incorporen al desarrollo del presupuesto, más certero tenderá a ser éste. En diversas ocasiones, puede resultar sorprendente lo mucho que pueden aportar los colaboradores acerca del conocimiento de las partidas de gastos de la empresa, por ejemplo.

4º.- Determine las fuentes de la información de la que se va a nutrir.

En esta fase, se deben determinar las fuentes de las que extraeremos los datos que nos servirán como base de cálculo para elaborar el presupuesto. La principal fuente suele ser la contabilidad, que proporciona una "visión histórica" del comportamiento de la empresa en el tiempo. Pero no es la única.

El presupuesto tiene también la virtud "de enlazar una experiencia histórica con un previsión futura a través de las estimaciones del presente".

Así, no hay que perder de vista otros datos relativos al comportamiento de otras empresas del sector, o al estudio de la evolución de los precios de materias primas, suministros, mano de obra, productos finales, energía etc.

Es el momento también de pensar en otras alternativas. Quizá sea el momento de estudiar otros emplazamientos de la oficinas, o los costes de viaje del personal comercial, o la diferencia entre adquirir el material informático o alquilarlo, etc.

La realización del presupuestos es también "un momento de reflexión para considerar opciones que, en el desarrollo cotidiano de la actividad de la empresa, no podemos permitirnos".

5º.- Obtenga los presupuestos de ejercicios anteriores.

Todo presupuesto debe de estar acompañado de una memoria o argumentario. En esta fase, antes de proseguir, debería revisar las memorias de presupuestos de ejercicios anteriores. De ahí obtendrá un elemento de gran importancia, pues comprobará como y por qué sistema se procedió para realizar el presupuesto en ejercicios anteriores y podrá comprobar si se cumplieron o no sus previsiones. Es decir, en esta fase se trata de incorporar a su nuevo presupuesto la experiencia en anteriores presupuestos (acertada o desacertada).

6º.- Desarrolle el presupuesto preliminar con toda la información disponible.

En esta fase ya tenemos datos suficientes para desarrollar lo que denominamos "presupuesto preliminar", es decir, un avance bastante aproximado de lo que será el presupuesto final.

7º.- Armonice su presupuesto preliminar con los objetivos, metas y estrategias del próximo periodo.

No obstante, su empresa (o departamento) tiene unos planes concretos para el próximo ejercicio. Es hora de preguntarse: ¿el presupuesto permite desarrollar esos planes? ¿es demasiado ambicioso o conservador? ¿hay que corregir los presupuestos o llamar la atención sobre la imposibilidad de ejecutar los planes?

Mediante esa y otras reflexiones, introduciremos las siguientes correcciones.

8º.- Desarrolle las correcciones y obtenga un presupuesto inicial.

El objetivo de las correcciones de esta fase es armonizar finalmente el presupuesto y los planes (objetivos, metas, estrategias, etc.) de la empresa o departamento. Todo lo planificado para el siguiente ejercicio debe quedar plasmado en el presupuesto. Obtendremos el presupuesto inicial

9º.- Comunique a todos sus colaboradores el presupuesto inicial. Solicite opiniones.

En esta fase pasamos el último control. Los presupuestos iniciales son comunicados a todos los colaboradores que participan en el desarrollo de los mismos. Se deben recoger sus opiniones y sugerencias.

10º.- Desarrolle sus correciones finales en función de su criterio personal, las opiniones recibidas y su experiencia.

En esta fase disponemos de tres elementos: el presupuesto inicial, las opiniones y sugerencias finales del equipo de colaboradores y ... nuestro criterio personal como máximos responsables del presupuesto.

Es el momento de incorporar al presupuesto nuestras ideas, conceptos y visión particular de la actividad y su presupuesto, dimanante de nuestra experiencia y conocimientos.

11º.- Obtenga el presupuesto final y la argumentación del mismo.

Con todo lo anterior, procedemos a elaborar el presupuesto final (el definitivo) y, especialmente, a desarrollar la memoria que acompañará al presupuesto. Este último documento es de gran importancia por varias razones:

- Nos permite fijar los criterios y métodos utilizados para desarrollar "este" presupuesto.

- Nos servirá de utilidad para el desarrollo de futuros presupuestos.

- Nos permitirá realizar correcciones del presupuesto de forma más eficaz.

En el próximo capítulo entraremos plenamente a revisar la utilidad y aplicación práctica del presupuesto desarrollado.